1、編碼是信息從一種形式或格式轉換為另一種形式的過程，也稱為計算機編程語言的代碼簡稱編碼。用預先規定的方法將文字、數字或其它對象編成數碼，或將信息、數據轉換成規定的電脈沖信號。編碼在電子計算機、電視、遙控和通訊等方面廣泛使用。編碼是信息從一種形式或格式轉換為另一種形式的過程。解碼，是編碼的逆過程。

2、數字編碼的作用：

1.歸檔整理方便，特別在電子管理系統中；

2.數字編碼更容易進行管理，無論誰進行的編碼都是一樣，管理方便，人員無論怎么換，程序和事務不會亂；

3.從數字上能得到詳細的對應信息，譬如年月日甚至時分秒、單位、部門、建檔人等等；

4.熟悉數字編碼后可以很快的定位文件所在；

5.數字編碼可以防止泄密，不了解編碼系統的人很難明白編碼的意義，在浩瀚的數字中就像迷宮一樣找不到所需要的信息。